Funciones
Secretario General de Ayuntamiento
- Actuar como fedatario del Ayuntamiento, auxiliando al Presidente en la conducción de las sesiones del Ayuntamiento;
- Acudir y presenciar las sesiones del Ayuntamiento con derecho a voz informativa, de conformidad con lo establecido en el reglamento correspondiente;
- Apoyar a las Comisiones Edilicias y a los regidores en lo particular, con asesoría jurídica y técnica para la elaboración de iniciativas y dictámenes, y demás asuntos de su competencia;
- Autorizar el uso temporal, hasta por 15 días, de plazas y espacios públicos, siempre y cuando no sea competencia del Ayuntamiento su aprobación. En toda autorización debe prevalecer, en la medida de lo posible, que ésta corresponda a la realización de actividades político–culturales–deportivas y no lucrativas;
- Auxiliar a los integrantes del Ayuntamiento en los asuntos de carácter administrativo para su mejor desempeño;
- Conservar un ejemplar y llevar el registro correspondiente de los acuerdos emitidos por el Ayuntamiento y el Presidente Municipal;
- Controlar la correspondencia oficial del Ayuntamiento y dar cuenta al Ayuntamiento y al Presidente Municipal de los asuntos de su competencia, informando de los antecedentes necesarios para que se emitan los acuerdos correspondientes;
- Coordinar con las dependencias competentes, las funciones de protección civil y bomberos; así como las de justicia municipal;
- Coordinar la edición de la Gaceta Municipal;
- Coordinar y supervisar el funcionamiento de la oficina municipal de enlace con la Secretaría de Relaciones Exteriores, en los términos de las leyes de la materia y de los programas y convenios correspondientes;
- Coordinar y supervisar el funcionamiento de la unidad de Inspección y Vigilancia Municipal, quedando facultado para disponer que se empleen e implementen las medidas y sistemas que estime convenientes para eficientar esta función pública;
- Coordinar y supervisar el funcionamiento de las unidades de Archivo Municipal y protección civil y bomberos, quedando facultado para disponer que se empleen e implementen las medidas y sistemas que juzgue convenientes;
- Coordinar y supervisar la Junta Municipal de Reclutamiento para el Servicio Militar Nacional;
- Cuidar que la Oficialía del Registro Civil cumpla con oportunidad y eficiencia las funciones que tiene encomendadas;
- Cumplir y notificar para el cumplimento los acuerdos, circulares y demás disposiciones que apruebe el Ayuntamiento, cuando no estén expresamente encomendados a otras Áreas Municipales;
- Cuando proceda, expedir las copias, constancias, credenciales y demás certificaciones que acuerde el Presidente Municipal o el Ayuntamiento, o en su caso, las que se requieran para el trámite de los asuntos propios del Municipio.
- Desempeñar las comisiones y funciones que le sean expresamente encomendados por el Ayuntamiento o el Presidente;
- Despachar la glosa anual en los libros oficiales correspondientes de las actas levantadas con motivo de las sesiones del Ayuntamiento celebradas, implementando la anotación en éstos, de los datos e índices que estime convenientes y que permitan la identificación exacta de los mismos. Lo propio se implementará en relación a la documentación inherente a los asuntos tratados en las sesiones del Ayuntamiento; y en especial, organizar el archivo de la correspondencia y documentación del Ayuntamiento y de la propia Secretaría General, mediante un sistema de clasificación que facilite su consulta;
- Ejercer la vigilancia que señalan las leyes o los convenios que celebre el Ayuntamiento en materia de procesos electorales;
- Elaborar sus proyectos de manuales de organización y de procedimientos, en coordinación con las Áreas Municipales competentes, para su remisión al visto bueno del Ejecutivo Municipal;
- Emitir opiniones técnicas que puedan incidir en la actualización de las disposiciones reglamentarias relacionadas con las actividades de la Secretaría y que contribuyan de manera positiva en el diseño del modelo de Ciudad en su arreglo multipolar;
- En conjunto con el Presidente Municipal firmar los nombramientos y tramitar lo relacionado con licencias y renuncias de los servidores públicos auxiliares del Ayuntamiento;
- Evaluar la función de la Unidad de Inspección y Vigilancia, con el objeto de eficientar el desempeño de dicha función bajo los principios de transparencia, honradez, compromiso social y espíritu de servicio de los servidores públicos a su cargo;
- Expedir las certificaciones que acuerde el Ayuntamiento y señale los ordenamientos jurídicos;
- Expedir las copias, constancias, credenciales y demás certificaciones que le requieran los regidores de acuerdo a sus facultades, o las solicitadas por otras instancias, conforme a la normatividad aplicable; así como, certificaciones sobre la autenticidad de las firmas de los servidores públicos municipales, de los documentos que obran en los archivos municipales y demás Áreas Municipales y de la información contenida en las plataformas digitales municipales; en el atención a la legislación en materia de Transparencia y Acceso a la Información.
- Expedir, cuando sea procedente, las constancias de vecindad y residencia que sean solicitadas por los habitantes del Municipio;
- Formular las actas de las sesiones que realice el Ayuntamiento, en los términos expresados de viva voz de cada uno de los ediles y autorizarlas con su firma, debiendo recabar la de los regidores que hubieren concurrido a la sesión.
- Presentar las actas de Ayuntamiento para su aprobación en la próxima sesión, una vez levantada y registrados los acuerdos correspondientes, procediendo a la integración del expediente relativo se procederá a la encuadernación de las mismas;
- Coadyuvar con la Secretaría de la Defensa Nacional en el cumplimiento de las obligaciones cívicas y militares de los ciudadanos, en los términos de la normatividad aplicable;
- Informar a los integrantes del Ayuntamiento los avances y resultados de los asuntos turnados a las comisiones edilicias;
- Integrar los informes de Gobierno;
- Instruir e informar a todas las Áreas Municipales sobre los lineamientos generales que determinen el Ayuntamiento o el Presidente Municipal, para las actividades de las mismas;
- La publicación de los reglamentos, circulares y demás disposiciones y resoluciones que apruebe el Ayuntamiento, de conformidad con el reglamento aplicable;
- Llevar a cabo los trámites relativos a la legalización de firmas de los traductores que ejerzan sus funciones en el Municipio;
- Llevar el control y registro de los ordenamientos municipales y manuales de organización interna de las Áreas Municipales que se autoricen, así como de las reformas o modificaciones que de los mismos se dispongan;
- Organizar y vigilar el cumplimiento de las funciones de la Unidad Municipal de Reclutamiento y presidirla en representación del Presidente;
- Remitir ante el Congreso del Estado las iniciativas de Ley o Decreto aprobadas por el Ayuntamiento;
- Promover la difusión de las leyes y reglamentos de aplicación municipal que significan Obligaciones a cargo de los particulares y su cumplimiento por parte de éstos;
- Publicar las actas, ordenamientos, acuerdos y demás documentos expedidos por el Ayuntamiento, observando lo previsto en la normatividad aplicable y previo cotejo de su exactitud;
- Suscribir en conjunto con el Presidente Municipal, el Tesorero y el Síndico, los contratos y convenios que obliguen al Municipio, cuando su naturaleza así lo requiera, previa autorización del Ayuntamiento y según lo dispuesto en la normatividad aplicable;
- Turnar a las comisiones o instancias correspondientes, los acuerdos del Ayuntamiento o del presidente con la documentación o expediente respectivo y verificar su cumplimiento;
- Vigilar, notificar, y en su caso, ejecutar los acuerdos de Ayuntamiento y del Presidente Municipal; y
- Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos, acuerdos del Ayuntamiento.
Auxiliares
La Secretaría del Ayuntamiento, para el cabal cumplimiento de sus atribuciones, contara con auxiliares que tendrán las siguientes funciones:
- Auxiliar al Secretario General del Ayuntamiento en la compilación y actualización del acervo jurídico de observancia y aplicación general en el Municipio, con auxilio de la Dirección de Comunicación Social; atentos al reglamento de la Gaceta Municipal;
- Auxiliar al Secretario General del Ayuntamiento en la preparación y desahogo de las sesiones de Ayuntamiento;
- Elaboración de la estadística de los asuntos turnados a las sesiones de Ayuntamiento;
- Elaboración de la estadística y seguimiento de los asuntos turnados a las comisiones del Ayuntamiento, precisando claramente el sentido de la resolución o acuerdo que recaiga a ellos;
- Elaborar y presentar ante el Área Municipal competente, el Proyecto de Presupuesto de Egresos, así como el Programa Operativo Anual de la Secretaría;
- Llevar el control y resguardo de las actas de las Sesiones del Ayuntamiento, y los documentos de soporte;
- Notificar a las áreas municipales sobre los acuerdos tomados por el Ayuntamiento y llevar el control y seguimiento de los mismos; y
- Las demás que le asigne el Secretario.
Regulación básica
Capítulo Sexto
De la Secretaría General de Ayuntamiento
Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal de Zapotlán el Grande